Las conciliaciones de cuenta son una parte importante del proceso de cierre e reporte financiero; sin embargo, a menudo son tratados como una ocurrencia tardía por los departamentos de Finanzas. Quizás esto se deba a la presión que enfrentan las organizaciones para acelerar el proceso de cierre financiero. Pero la realidad es que en el entorno posterior a la ley Sarbanes-Oxley, las organizaciones necesitan controles internos más sólidos y una identificación y notificación más rápidas de las debilidades materiales en los procesos financieros.

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Este fue el enfoque de un seminario web reciente patrocinado por OneStream Software y su socio MindStream Analytics. La sesión fue dirigida por Seth Landau, vicepresidente ejecutivo y líder financiero cercano en MindStream, junto con Christine Kennedy, consultora de soluciones de OneStream. Aquí hay un resumen de los puntos clave hechos durante el webinar.

Desafíos en Conciliación de Cuentas

Si bien las conciliaciones de cuentas son un paso importante para garantizar la precisión y la integridad de los estados financieros, esta es una de las tareas más mundanas en la vida de un contador corporativo. Sin embargo, si se hacen correctamente, tener un proceso de conciliación de cuentas sólido puede mejorar la precisión de los estados financieros, eliminar la necesidad de reexpresiones y reducir los costos de auditoría externa. Algunos de los desafíos que enfrentan las organizaciones al realizar reconciliaciones rápidas de cuentas incluyen:

  • Los sistemas GL / ERP legados dispersos crean muchos puntos de reconciliación, áreas de riesgo
  • El proceso a menudo es altamente manual, utilizando volúmenes de hojas de cálculo de Excel que son propensas a errores
  • Problemas para alinear las conciliaciones de cuentas de unidades de negocios con procesos corporativos
  • Falta de control del flujo de trabajo: preparador, revisor, aprobador final, revisión por pares
  • La falta de controles integrados para garantizar la validación
  • Demasiado fácil para “tapar” las diferencias
  • Sin automatización para aprobar rápidamente cuentas de saldo cero
  • Visibilidad limitada a exposiciones materiales
  • Los libros mayores se mantienen abiertos mucho después del final del período: pueden causar estragos en la reconciliación a menos que existan controles adecuados.

En la mayoría de las organizaciones, las conciliaciones de cuentas se realizan como un proceso paralelo al ciclo de consolidación financiera, cierre y reporte, ya sea en hojas de cálculo o en un sistema de conciliación de cuentas que está separado del sistema de consolidación y reporte. Este enfoque limita la visibilidad en todo el conjunto de actividades de cierre, conduce a una comunicación ineficiente, a retrasos y brechas entre las personas, los procesos y los sistemas utilizados en el cierre financiero y el ciclo de presentación de reportes.

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Mejores Prácticas en Account Reconciliations

Tener un proceso de conciliación de cuentas bien definido y eficiente puede ayudar a las organizaciones de muchas maneras. Estos incluyen garantizar la precisión y la coherencia en los balances y estados de resultados, proporcionando una señal de alerta temprana a los problemas potenciales, impulsando una mayor responsabilidad a través de los rangos, y haciendo que la organización esté mejor preparada para las
auditorías. Tener un proceso de conciliación de cuentas bien definido y ejecutado reduce el riesgo de errores, incumplimiento y posibles fraudes. Algunas de las mejores prácticas identificadas durante el seminario web incluyen:

  • Categorice todas las conciliaciones (es decir, efectivo, AR, inventarios, etc.)
  • Tener buenos controles y equilibrios con los preparadores / revisores
  • Ordenar conciliaciones por comparación de saldos vs análisis de cuentas
  • Establezca un cronograma establecido para preparar, revisar y remediar las conciliaciones
  • Implementar un proceso de “revisión por pares” para el análisis posterior a la auditoría
  • Tener documentación electrónica como detalle de la copia de seguridad a la que se pueda acceder fácilmente
  • Invertir en un paquete de Libro mayor adecuado que rastree y vincule la actividad del libro auxiliar al Libro mayor y pueda exportar
    datos fácilmente para conciliación
  • Invertir en automatización (es decir, software de reconciliación de cuentas)

OneStream Account Reconciliation Manager

OneStream permite a los clientes atacar los desafíos en las conciliaciones de cuentas de una manera única, con una solución que está completamente integrada con su solución de reportes y consolidación financiera. Disponible como descarga gratuita desde OneStream XF MarketPlace, su solución Account Reconciliation Manager puede integrarse en el flujo de trabajo de cierre financiero y aprovechar los datos que ya se encuentran dentro de la aplicación de consolidación.

No existe una solución de perno ni movimiento de datos para respaldar las conciliaciones de cuentas. La solución utiliza la misma aplicación, la misma seguridad y la misma interfaz de usuario que OneStream XF. La descripción general y la demostración del Administrador de Reconciliación de Cuentas de OneStream cubrieron varias capacidades clave, que incluyen:

  • Reportes de gestión de riesgos – ofrece una vista estadística completa de los reportes financieros, incluido un balance ajustado por riesgo
  • Drill-To-Reconciliation – vincule saldos informados a cuentas conciliadas y realice perforaciones desde sus estados financieros hasta las conciliaciones
  • Trial Balance Single Sourcing – significa que nunca hay una desconexión entre lo que concilia frente a lo que informa
  • Control de Procesos – Aprovechamiento de los flujos de trabajo guiados y el motor de etapas para controles de proceso completos y una experiencia simplificada para el usuario final
  • Punto Único de Mantenimiento – metadatos y mapeos de reutilización, el mismo acceso de usuario

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Ventajas de un Enfoque Integrado

Mientras que otros proveedores de software de CPM ofrecen soluciones de conciliación de cuentas especialmente diseñadas, son aplicaciones separadas que requieren el movimiento de datos y el potencial de brechas y riesgos en el proceso. El enfoque de solución única e integrada de OneStream para conciliaciones de cuentas ofrece varias ventajas para los clientes, que incluyen:

  • Una visión completa del proceso completo y las actividades requeridas
  • Aumento de la calidad de los reportes a través de un enfoque basado en el riesgo
  • Reducción del esfuerzo en el monitoreo de las iniciativas de cumplimiento al aprovechar la configuración existente
  • Procesos colaborativos y de flujo de trabajo para un control completo y de extremo a extremo
  • Disponible gratis para clientes existentes
  • Rápido de implementar

Los clientes que han implementado OneStream Account Reconciliation Manager han simplificado el proceso de reconciliación de sus cuentas, eliminado las soluciones de puntos, reducido los costos de licencias y reducido los costos de auditoría.