Cómo deshacerse del presupuesto anual y utilizar OneStream XF podría ser la mejor decisión que tomará su empresa

Oh, los problemas del presupuesto anual. Es solo otro mal necesario, una de esas cosas que todo el mundo odia, pero que todos tenemos que hacer, no obstante, ¿verdad?

En realidad no.

No solo no es necesario el presupuesto anual en su forma tradicional, sino que incluso podría estar reteniendo a su empresa.

Los tiempos están cambiando, y en la última década, los negocios han cambiado a velocidades vertiginosas.

Las empresas se están actualizando y mejorando a la izquierda y a la derecha, desde su tecnología, sus diseños de logotipos y lemas, sus prácticas de contratación e incluso su misión principal, simplemente para mantenerse al día con el ritmo acelerado de los negocios de hoy en día. Entonces, ¿por qué tantos de ellos siguen usando los mismos métodos de presupuestación desde 1970?

Cómo el presupuesto anual de su empresa podría estar reteniéndolo

Es muy lento. Una encuesta realizada por Beyond Budgeting Round Table, que ha realizado innumerables estudios de casos e investigaciones exhaustivas sobre prácticas presupuestarias tradicionales, encontró que el 55% de las empresas dijeron que las suposiciones que utilizaron en sus presupuestos anuales diferían tanto de las reales que el presupuesto se procesó inútil dentro de los primeros seis meses de cada año.

Quizás relegar la planificación financiera a una época del año fue suficiente hace décadas, pero los ciclos comerciales y económicos son demasiado cortos para eso ahora. Las cosas pueden cambiar de la noche a la mañana, y las empresas pueden tanquear en cuestión de meses, o incluso menos. La era digital ha creado un paisaje propicio para incrementos fenomenales y caídas devastadoras que ocurren en un abrir y cerrar de ojos.

Dado el rápido ritmo de los negocios en la actualidad, simplemente no le sirve a su empresa fijar un presupuesto anual y mantenerlo durante todo un año, cuando el panorama económico podría verse drásticamente diferente dentro de unos meses.

No es ágil. El director del programa para América del Norte de la Mesa Redonda Beyond Budgeting, Steve Player, dice: “El problema fundamental que tengo con los presupuestos es que todos se basan en suposiciones que resultaron ser incorrectas. A veces, la economía se fortalece, a veces se debilita. El presupuesto bloquea a todos en un ciclo anual. Necesitamos movernos más rápido que eso para ser más ágiles “.

Cuando las cosas cambian, las empresas deben responder rápido. Es la única forma de mantenerse al día con el entorno ultracompetitivo del mundo empresarial actual. Atrás han quedado los días que una empresa puede permitirse tomar unos años para descubrir cómo perfeccionar su presupuesto, para entonces, ya estarán fuera del negocio.

Además, cuando los datos reales inevitablemente no cumplen los objetivos debido a circunstancias imprevistas, los profesionales financieros gastan demasiado tiempo y energía explicando por qué los valores reales no coinciden con el presupuesto en lugar de tratar de volver a trabajar y mejorar el presupuesto. El presupuesto anual obliga a las empresas a tratar de manipular falsamente un conjunto de circunstancias fijas durante todo el año en lugar de volver a la mesa de dibujo y manipular aquello sobre lo que realmente tienen control: el presupuesto.

Los objetivos son fijos Este es un gran problema con los presupuestos tradicionales que ralentiza en gran medida las empresas, crea ineficiencia y no permite a las empresas ser flexibles y adaptarse.

Con un presupuesto tradicional, las empresas generalmente establecen objetivos fijos que son desarrollados por sus profesionales financieros. Incluso el proceso de establecer estos objetivos como defectuoso, ya que está plagado de un conflicto de intereses. A los profesionales financieros a menudo se les paga por alcanzar sus objetivos, por lo que, por supuesto, quieren elegir objetivos que puedan cumplir y evitar ser demasiado ambiciosos.

Además, los empleados se centran en el láser para alcanzar estos objetivos algo arbitrarios en lugar de simplemente lograr el mejor resultado posible. Cuando surgen circunstancias que hacen imposible alcanzar estos objetivos, no se toman en cuenta y los objetivos siguen siendo los mismos. Alternativamente, cuando una empresa puede estar muy por debajo del presupuesto debido a circunstancias imprevistas, existe un incentivo para gastar innecesariamente para mantener el presupuesto planificado.

Tus recursos se están desperdiciando. Si está trabajando con un presupuesto anual tradicional, es probable que su empresa gaste mucho tiempo y dinero en el presupuesto anual, y sus hábiles profesionales financieros gastan mucha energía en ello. Algunas empresas gastan entre 6 y 8 meses, o incluso más, simplemente creando sus presupuestos anuales.

Especialmente durante la temporada pico de presupuestos, es probable que sus empleados estén sobrecargados de trabajo y agotados. Su energía no se extiende de manera uniforme durante todo el año. Si bien los presupuestos pueden ser una herramienta importante en teoría, su valor y efectividad simplemente no son suficientes para justificar ese tipo de compromiso de tiempo y dinero.

Está agotando la cultura de su empresa. La Beyond Budgeting Round Table ha dicho que en toda su investigación, la conclusión principal a la que llegaron es que la cultura del presupuesto es el obstáculo más grande para cambiar, y por lo tanto, el crecimiento y el éxito para la mayoría de las empresas. Se ha demostrado que los presupuestos tradicionales crean un ambiente de desconfianza, falta de transparencia y letargo corporativo.

¿Cómo un Rolling Forecast puede revolucionar su empresa?

La respuesta no es eliminar totalmente el presupuesto: pocas compañías estarían de acuerdo en un cambio tan dramático.

Pero la respuesta requerirá algunos cambios bastante significativos: implementar un rolling forecast.

Un rolling forecast está orientado hacia el futuro y hace proyecciones sobre el futuro que se actualizan con frecuencia y de forma continua en circunstancias cambiantes. Se adapta al cambio y se evalúa de forma continua.

Entonces, en lugar de adoptar un presupuesto fijo para un año entero y solo evaluarlo y cambiarlo al final de ese año, el presupuesto se crea 12 o 18 meses, se evalúa regularmente durante el año y se agregan nuevos meses al presupuesto en una base rodante. Al comenzar, una empresa puede hacer la transición a un rolling forecastde forma trimestral, pero eventualmente debería pasar a la celebración de reuniones mensuales donde el presupuesto se actualiza con los datos actuales y las previsiones. Hay muchos beneficios para este sistema de presupuestación.

Es de ritmo rápido. Los rolling forecast se actualizan regularmente, por lo que pueden mantenerse al día con el cambiante mundo de los negocios. Si hay cambios drásticos en la economía, un rolling forecast puede mantenerse al día.

Es completamente ágil. El beneficio más obvio de un rolling forecast es que es flexible y adaptable. Responde datos reales mensualmente (al menos) y, por lo tanto, toma en cuenta las circunstancias económicas de una manera que un presupuesto tradicional no puede.

Además, se fomenta la colaboración con un presupuesto progresivo. Las actualizaciones tecnológicas en tiempo real y los softwares basados en la nube permiten a los empleados colaborar en la creación de presupuestos en todos los departamentos. Cuando los equipos financieros, de operaciones y de ventas se unen para evaluar el presupuesto regularmente, se logra un presupuesto más preciso y actualizado.

Los objetivos son relativos. En lugar de establecer objetivos fijos, los objetivos en un rolling forecast se establecen en relación con la competencia de su empresa. Esto no solo le permite a su empresa medir su desempeño en relación con las circunstancias económicas cambiantes, sino que también aumenta enormemente la competencia.

Sus recursos se distribuyen de manera más pareja. En lugar de trabajar muchos días al final del año para cumplir con los presupuestos, lo que hace que sus profesionales financieros se quemen y trabajen en exceso, un rolling forecast distribuye el tiempo de sus empleados de manera más pareja. La responsabilidad también se distribuye más uniformemente. En lugar de posponer los presupuestos serios hasta fin de año, en cuyo momento todos están luchando para cumplir con el presupuesto, los empleados se ven obligados a hacer que cada mes cuente.

Hace una cultura corporativa adaptable al futuro. La implementación de un nuevo proceso de presupuestación no se trata solo de cambios concretos. Quizás lo más importante que puede hacer un nuevo método de presupuestación para su empresa es cambiar su cultura y mentalidad. Un presupuesto más adaptativo hará, para bien, una empresa más adaptable … y eso no tiene precio.

¿Cómo OneStream facilita una transición fácil a Rolling Forecasts

El director gerente de Accenture Strategy, David Axson, dijo: “La mayor tendencia que veo es ganar la capacidad de adaptarme y reaccionar ante el entorno volátil [de los negocios] con velocidad y confianza, y la capacidad de aprovechar la tecnología para lograrlo”.

Un rolling forecast simplemente no se puede crear y actualizar utilizando herramientas financieras desactualizadas como el software de presupuesto tradicional y las hojas de cálculo de Excel. La clave para crear un pronóstico móvil exitoso radica en utilizar el software y la tecnología adecuados para facilitarlo.

OneStream es ideal para esta tarea. Una de las cosas más importantes que debe hacer al crear un rolling forecast es contar con un software que pueda consolidar y rellenar previamente los datos para ahorrar tiempo. Esto es lo que OneStream fue diseñado para hacer. El programa poblará automáticamente los rolling forecast con los datos reales en el momento en que los datos reales hayan sido certificados.

Debido a que está diseñado para ayudar a aumentar la agilidad y efectividad de su planificación financiera, OneStream actualiza dinámicamente reportes y libros de reportes utilizando el pronóstico más actual. Esto reduce drásticamente el tiempo y la energía que tienen que dedicar los profesionales financieros a la generación de reportes, lo que hace que sea mucho más fácil realizar pronósticos mensualmente.

OneStream también ofrece la posibilidad de crear y asignar intervalos de fechas, por lo que su rolling forecast se automatiza aún más. El software tradicional está diseñado para presupuestos anuales, por lo que no incorpora este tipo de funcionalidad, pero es crucial para poder mantener un presupuesto de forma continua.

La importancia de la colaboración debería ser obvia por ahora. Debido a que OneStream ofrece actualizaciones en tiempo real y un servicio basado en la nube llamado OneStream XF Cloud, es fácil para sus empleados colaborar en todos los departamentos.

No cabe duda de que pasar a un rolling forecast requerirá tiempo y esfuerzo adicionales para su empresa y sus empleados. Sin embargo, sus empleados se lo agradecerán (¡y se lo agradecerá a usted mismo!). Las recompensas valen la pena el trabajo: verá que el retorno de la inversión en la transición a un rolling forecast es enorme.

OneStream está aquí con usted en cada paso del camino para hacer que la transición a un mejor sistema de presupuesto sea lo más fácil, fácil y rápida posible.

-Philip Parker

Philip Parker es director general de Holland Parker Consulting. Tiene más de 16 años de experiencia en la implementación de soluciones de gestión del rendimiento corporativo para una variedad de industrias, incluidas las verticales de energía, comercio minorista, salud, educación superior, aerolínea, banca y fabricación. El Sr. Parker tuvo la oportunidad de hablar en varias conferencias de usuarios sobre diversas materias funcionales y técnicas relacionadas con las implementaciones de Gestión del rendimiento corporativo.